Automatisierung repetitiver Officeprozesse mittels Robotic Process Automation (RPA)

Ausgangssituation

RPA, kurz für Robotic Process Automation, beschreibt den Einsatz von Software-Robotern („Bots“) zur Prozessautomatisierung, um repetitive und regelbasierte Tätigkeiten automatisiert auszuführen, ohne dabei auf menschliche Eingriffe angewiesen zu sein. In einer immer stärker digitalisierten Welt rückt die Optimierung von Büroprozessen in den Fokus, und RPA erweist sich dabei als vielversprechende Lösung, um manuelle Aufgaben zu automati­sieren und Mitarbeiter von wiederkehrenden Tätigkeiten zu entlasten.

Lösung

Um Anwendungsmöglichkeiten von RPA für TRUMPF Österreich strukturiert zu erarbeiten und erste Use Cases umzusetzen, wurden an einem Workshoptag 19 potenziell automatisierbare Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg identifiziert und bezüglich ihres Einsparungspotenzials bewertet.

Um die Technologie zu erproben, wurden zwei Pilotprozesse ausgewählt. Die erste Pilotanwendung ist ein Software-Roboter für den Einkauf, der Mengen- und Preisabweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen erkennt. Bei einer festgestellten Abweichung wird die weitere Bearbeitung der Rechnung vorübergehend blockiert. Gleichzeitig erstellt der Roboter eine E-Mail zur Überprüfung der Rechnung und sendet diese an den Bestellanforderer mit der Bitte um Freigabe oder Ablehnung der Rechnung. Dieser Prozess konnte innerhalb von vier Wochen auf den gesamten TRUMPF-Konzern ausgedehnt werden, wodurch sowohl fehlerhafte Freigaben von Rechnungen vermieden als auch bares Geld eingespart werden konnten.

Eine Änderung von Lagerorten im SAP löst eine Vielzahl von weiteren Änderungen im ERP-System aus. In der zweiten Pilotanwendung übernimmt diese Änderungen ein Software-Roboter, der in allen ausgelösten Bestellungen und Fertigungsaufträgen den Lagerort korrigiert. Damit können fehlerhafte Buchungen vollständig ausgeschlossen werden. Wenn ein Mitarbeiter den Lagerort eines Materials manuell ändern würde, müsste er etwa fünf Minuten Arbeitszeit aufwenden. Seit der Inbetriebnahme des Roboters wurde dieser mehr als 600-mal genutzt, wodurch neben der verbesserten Buchungsqualität mehr als 50 Stunden Arbeitszeit eingespart werden konnten.

Parallel zu diesen beiden Pilotanwendungen wurden ein Key-User und ein Business Analyst ausgebildet, welche für die Automatisierung weiterer Unternehmensprozesse zuständig sind.

Nutzen

Bereits mit den beiden Pilotanwendungen konnten mit den durchgeführten Automatisierungen signifikante Qualitätsverbesserungen und Ressourceneinsparungen realisiert werden.

Zusätzlich wurde bereits ein weiterer Prozess automatisiert. Ein Software-Roboter exportiert aus verschiedenen Systemen die Ergebnisse sämtlicher Qualitätsprüfungen (inkl. Fotos) entlang des Maschinenentstehungsprozesses und speichert sie in SAP bei der jeweiligen Kundenmaschine ab (elektronische Produktakte). Diese Lösung ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller durchgeführten Qualitätsprüfungen.

In den nächsten Monaten wird die Nutzung der Technologie weiter intensiviert, wodurch die Effizienz in unseren Officebereichen Schritt für Schritt noch weiter gesteigert werden soll.

Kurzvorstellung des Unternehmens

TRUMPF Maschinen Österreich ist eine Tochtergesellschaft der renommierten Trumpf-Gruppe, einem global führenden Unternehmen in der Fertigungstechnik. Mit einem Schwerpunkt auf Werkzeugmaschinen, Lasertechnologie und Elektronik bietet TRUMPF innovative Lösungen für die industrielle Produktion. Als Tochtergesellschaft und Kompetenzzentrum für Biegetechnologie produziert die TRUMPF Maschinen Austria GmbH & Co. KG. TruBend Biegemaschinen, automatisierte TruBend Cell Biegezellen sowie lasergehärtete Biegewerkzeuge. Das Unternehmen übernimmt außerdem in Österreich Vertrieb und Service für alle TRUMPF-Produkte des Konzerns. Am Standort sind ca. 800 Mitarbeiter beschäftigt.

Autoren

Christoph Füreder, Christian Prömer

TRUMPF Maschinen Austria GmbH & Co. KG.
Industriepark 24
4061 Pasching
www.trumpf.com

© StEP-Up

Weitere konkrete Lösungen zum Thema „Industrie 4.0“ aus der industriellen Praxis finden Sie in der StEP-Up-Publikation „Industrie 4.0 in der Anwendung. Konkrete Lösungen aus der industriellen Praxis.“